Офисные инструменты и технологии повышения производительности
Аналитики используют офисные инструменты и технологии повышения производительности для документирования и отслеживания информации и артефактов. Кроме этого офисные инструменты помогают в анализе большого объема данных, подготавливать в удобной форме итоги анализа для представления и создавать презентации.
На текстовых, табличных и презентационных процессорах офисные инструменты не заканчиваются. Это могут быть календари, планировщики, средства для записей и сбора информации, ресурсы документирования на вики-движках, разнообразные инструменты для подготовки печатной продукции, конвертеры документов и медиа материалов. С развитием широкополосной связи с высоким уровнем доступности стали актуальными онлайн редакторы, предлагающие работать в режиме взаимодействия.
Опытный аналитик использует в повседневной работе почти весь перечисленный арсенал. При этом, чем глубже и лучше он разбирается в офисных инструментах, тем эффективнее он их использует.
Чем пользуюсь сам:
- Заметки для подготовки небольших публикаций и конспектов,
- Таблицы (Numbers на Мак или MS Excel на Windows-машине),
- Wiki-движок для документации с установленными дополнениями,
- Visual Paradigm для моделирования и подготовки диаграмм и схем,
- Affinity Designer для подготовки, коррекции или конвертирования графики ,
- Презентации (Keynote на Маке),
- Scapple, Freeform для построения диаграмм знаний,
- Outlook Exchange для обмена сообщениями и категоризацией писем,
- Разнообразные приложения для сервисов сообщений,
- Конвертер DJVU-PDF,
- Scrivener для подготовки сложных текстовых документов
- и еще очень много сервисов, доступных онлайн в браузере.
Разные предметные области требуют разные подходы к анализу и инструменты в них будут отличаться, как и глубина экспертизы в общих для аналитиков инструментах. Поэтому навык применения в своей работе тех же процессоров таблиц еще не говорит ни о чем. А вот характеристика задачи или проекта точнее характеризует опыт владения инструментом. Почему так?
Представим что необходимо подготовить презентацию услуг компаний на широкую аудиторию. Да, это не совсем корректный пример для обсуждения навыков аналитика, но он подчеркивает, что владения PowerPoint не достаточно просто потому, что для успешной презентации надо знать типографику, владеть знаниями и уметь выбрать графику для слайдов с высоким разрешением. Для освоения этих знаний могут пройти месяцы, а работу надо выполнить будто это рядовая задача на неделе.
И если знания общих инструментов свободно доступны, то владение специализированными инструментами часто требует отдельного обучения от представителей вендора или многолетней практики. Возьмите к примеру SAP, у которого много модулей и продуктов и его не возможно установить на домашний ПК для отработки изученного материала, который кстати и отсутствует в общем доступе. Хорошая новость в том, что развивая навык работы с любым инструментом, мы адаптируем себя для быстрого освоения любых других новых способов автоматизации труда.
Перечислю инструменты и технологии повышения производительности:
- Программы обработки текстов,
- Программное обеспечение для презентаций,
- Электронные таблицы,
- Коммуникационные инструменты (электронная почта и программы мгновенного обмена сообщениями),
- Инструменты сотрудничества и управления знаниями (пример: любой Wiki-движок),
- Аппаратное обеспечение,
- Умение пользоваться принтерами и копировальной техникой и сканерами,
- Умение пользоваться цифровыми проекторами,
- Умение пользоваться оборудованием для проведения совещаний.
Чтобы оценить как высоко развит навык работы с офисными инструментами, следует проверить на сколько хорошо аналитик знаком с функциями того или иного инструмента и особенности применения этих функций. Такие знания позволяют повысить эффективность и рационализировать процессы и операции.
Осведомленность о доступных функциях или целых инструментов с их возможностями также характеризует хорошего аналитика. Знание альтернатив ПО и их отличительных качеств полезно с точки зрения передачи таких знаний с последующим применением в работе и практике. Тут же следует упомянуть полезные способности определять наиболее подходящий инструмент под потребности заинтересованных сторон и умение четко сообщать об основных характеристиках инструментов.
Какой можно сделать из всего упомянутого вывод? Предлагаю следующее. Во-первых, знать и развивать знания и навыки самых популярных программных продуктов правильно и полезно, хотя и не достаточно. Важно постоянно развивать эти навыки и знания и сравнивать с альтернативными. И во-вторых, используя в работе любой инструмент, необходимо следить за опытом его применения и сравнивать этот опыт с альтернативами.
Телеграм канал Аналитик+:https://t.me/Analyst_Plus
ICQ канал Бизнес-аналитик+: https://icq.im/businessanalyst
